ANÁLISIS DE SISTEMAS

Un sistema es un conjunto de elementos dinámicamente relacionados entre sí, la cual forman una actividad para alcanzar un objetivo en específico operando sobre datos, energía y materia para proveer información. Es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario, grupo de objetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia. Los límites o fronteras entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad.

Según Bertalanffy,  un sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas. De ahí se deducen dos conceptos: propósito (objetivo) y globalismo (totalidad), destacando que todo sistema tiene uno o varios propósitos que definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.

En cuanto a su constitución, los sistemas pueden ser físicos o abstractos:

Los cuales están compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales así mismo por conceptos, planes, hipótesis e ideas.  Sin embargo los sistemas cerrados no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental, es decir, son aquellos cuyo comportamiento es determinístico y programado, que opera con un pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente.

Por el contrario existen  sistemas abiertos que si presentan intercambio con el ambiente, es decir, el sistema abierto como organismo, es influenciado por el medio ambiente, alcanzando un equilibrio dinámico en ese sentido. A través de entradas y salidas, intercambiando energía y materia  las cuales son adaptativos para sobrevivir.

Su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización donde existen parámetros por los cuales se debe regir un sistema que significan básicamente entrada,  insumo o impulso (input) que representa la fuerza de arranque del sistema, que provee el material o la energía para la operación del mismo.

Salida, producto o resultado (output) que es la finalidad para la cual se reunieron varios elementos y los resultados del proceso representan  las salidas, las cuales deben ser coherentes con el objetivo del sistema. Los resultados de los sistemas son finales, mientras que los resultados de los subsistemas son intermedios.

La organización como un sistema abierto según Herbert Spencer afirmaba a principios del siglo xx, que era un organismo social que se asemejaba a un organismo individual en los siguientes rasgos esenciales: crecimiento, hecho de volverse más complejo a medida que crece, haciéndose más complejo, sus partes exigen una creciente interdependencia, porque su vida tiene inmensa extensión comparada con la vida de sus unidades componentes.

Según la teoría estructuralista, Taylor, Fayol y weber usaron el modelo racional, enfocando las organizaciones como un sistema cerrado que son aquellos  que están aislados de variables externas y son determinístico en lugar de probabilísticos. Un sistema determinístico es aquel en que un cambio específico en una de sus variables producirá un resultado particular con certeza. Así, el sistema requiere que todas sus variables sean conocidas y controlables o previsibles.

El término variable en Programación e Informática corresponde al espacio de memoria de un ordenador, necesario para la ejecución de programas, pueden ser de locales, globales y de instancia o miembros, donde cada una tiene una función específica ya sea de manera individual o conformando un todo, que forman un conjunto de valores dinámicos que normalmente afectan el comportamiento de los procesos de una computadora.

Las organizaciones poseen características de sistemas abiertos, algunas con comportamiento probabilístico y no-determinístico, donde la organización es afectada por el ambiente y dicho ambiente es potencialmente sin fronteras e incluye variables desconocidas e incontroladas, el comportamiento humano nunca es totalmente predecible, ya que las personas son complejas, respondiendo a diferentes variables. Por esto, la administración no puede esperar que consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros, tengan un comportamiento previsible.

Las características de la organización deben ser definidas por la especie de la situación en que necesita operar, consistente en la relación entre ella y los otros subsistemas que componen dicho procedimiento mayor de la cual parte. Tal como si fuera una sociedad.

Para katz y kahn, la organización como sistema abierto presenta las siguientes características:

Importación (entrada): es donde la organización recibe insumos del ambiente y necesita provisiones energéticas de otras instituciones, personas o del medio ya que ninguna estructura social es autosuficiente.

Exportación (salidas): es donde  las organizaciones exportan ciertos productos hacia el medio ambiente.

Las organizaciones son una clase de sistemas sociales, los cuales a su vez son sistemas abiertos que comparten con todos los sistemas abiertos propiedades como la entropía negativa, retroinformación, homeostasis, diferenciación y equifinalidad, que  tienden a la elaboración y a la diferenciación de su propia dinámica.

Los sistemas sociales, consisten en actividades estandarizadas de una cantidad de individuos que pueden ser repetitivas, relativamente duraderas y ligadas con el espacio y tiempo. La estabilidad o recurrencia de actividades existe con la relación entre la entrada de energía en el sistema y la transformación o relación con el producto resultante o salida de la misma, donde se requiere  mantener dicha actividad,  y su renovación constante.

Al contrario de las demás estructuras básicas, no tienen limitación de amplitud, las cuales están vinculadas a un mundo concreto de seres humanos, recursos materiales, fábricas y otros artefactos, aunque estos no estén interactuando entre sí, el sistema social, es independiente de cualquier parte física determinada, pudiendo aligerarla o sustituirla,  es la estructuración de eventos o acontecimientos que necesitan entradas de producción y de mantenimiento.

Las entradas de mantenimiento son las importaciones de energía que sustentan al sistema; las entradas de producción por su tanto  son las importaciones de energía, procesadas para proporcionar un resultado productivo.

Las funciones, normas y valores son los principales componentes del sistema social ya que las funciones describen formas específicas de comportamiento desarrollando los requisitos de la misma, por su parte las normas son expectativas con carácter de exigencia, que alcanzan a todos los que les concierne el desempeño de una función, en un sistema o subsistema. Los valores son las justificaciones y aspiraciones ideológicas más generalizadas.

Toda organización crea su propia cultura o clima, con sus propios tabúes, costumbres y usos. El clima o cultura del sistema refleja tanto las normas y valores del sistema formal como su reinterpretación en el sistema informal, así como las disputas internas y externas de los tipos de personas que la organización atrae, de sus procesos de trabajo y distribución física, de las modalidades de comunicación y del ejercicio de autoridad dentro del mismo, donde dichos sentimientos y creencias colectivas, se transmiten a los nuevos miembros del grupo.

Para mantenerse, las organizaciones recurren a la multiplicación de mecanismos, ya que les falta la estabilidad de los sistemas biológicos. Así, crean estructuras de recompensas que  vinculan a sus miembros, estableciendo normas, valores y dispositivos de control. 

En informática un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio, donde se realizan cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.

Entrada de información: Es el proceso mediante el cual el sistema de información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Este último se denomina interfaces automáticas.

Almacenamiento de información: Es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos.

Procesamiento de información: Es la capacidad del sistema de información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien  que ya estén almacenados, la cual permite la transformación de datos en fuentes de información que pueden ser utilizadas para la toma de decisiones.

Salida de información: Es la capacidad de sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores, plotters, entre otros.

Los sistemas de información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente sistemas transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc.

Por otra parte, los sistemas de información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los sistemas de soporte a la toma de decisiones, sistemas para la toma de decisión de grupo, sistemas  de expertos de soporte a la toma de decisiones y sistema de información para ejecutivos.

El tercer tipo de sistema, de acuerdo con el uso u objetivos que cumplen, es el de los sistemas estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.

En el sector educativo los sistemas de información se inician en el año 2002 con la tarea de mejorar y fortalecer todos los niveles y obtener estadísticas claras, confiables y oportunas  que permitan conocer el estado de la educación y faciliten la toma de decisiones.

El ministerio de educación creó, en ese mismo año, una cultura de manejo y sistematización de la información, reforzó la infraestructura informática y de telecomunicaciones, y desarrolló sistemas de información de apoyo a la gestión administrativa y de las áreas misionales.

La información sectorial se unificó y centralizó en la oficina asesora de planeación y finanzas del ministerio. De esta manera, se apoyan los procesos de planeación, análisis y formulación, evaluación y seguimiento de las políticas donde se apoyan las funciones de gestión, coordinación y administración de las entidades nacionales y territoriales.

En este cuatrienio (2006 - 2010) el ministerio de educación trabaja en el fortalecimiento de los flujos de la información (recoger y ofrecerla en tiempo real en cada uno de los procesos) y en el desarrollo de la cultura de gestión y análisis de la misma. La apuesta es, a mediano plazo, usarla para la asignación de recursos y evaluación de la gestión.

Para conseguirlo, es necesario mantener todas las entidades interconectadas, intercambiando datos e información de manera permanente y asegurando que cada novedad o evento relevante sea conocido oportunamente.

Una base de datos o banco de datos es un conjunto de fichas pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta.

Las bases de datos de sólo lectura, son utilizadas primordialmente para almacenar datos históricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo, realizar proyecciones, tomar decisiones y realizar análisis de datos para inteligencia empresarial.

            De igual forma existen datos donde la información almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización, borrado y adición de los mismos, además de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de información de un supermercado, una farmacia, un videoclub o una empresa.

Según sea el contenido existen  bases de datos bibliográficas que son aquellas que sólo contienen un subrogante (representante) de la fuente primaria, que permite localizarla. Un registro típico de una base de datos bibliográfica contiene información sobre el autor, fecha de publicación, editorial, título, edición, de una determinada publicación, entre otros.

Un modelo de datos es básicamente una descripción de algo conocido como contenedor de datos (algo en donde se guarda la información), así como de los métodos para almacenar y recuperar  la información de esos contenedores.

Algunos modelos utilizados con frecuencia en las bases de datos son: bases de datos jerárquicas, que  se organizan en una forma similar a un árbol, son especialmente útiles en el caso de aplicaciones que manejan un gran volumen de información y datos muy compartidos permitiendo crear estructuras estables y de gran rendimiento,  bases de datos de red permite  la modificación del concepto de nodo: se permite que un mismo nodo tenga varios padres (posibilidad no permitida en el modelo jerárquico), bases de datos transaccionales cuyo único fin es el envío y recepción de datos a grandes velocidades, estas bases son muy poco comunes y están dirigidas por lo general al entorno de análisis de calidad y datos de producción industrial, bases de datos relacionales es el modelo utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y administrar datos dinámicamente.

 Bases de datos multidimensionales son bases de datos ideadas para desarrollar aplicaciones muy concretas, como creación de cubos OLAP, bases de datos orientadas a objetos, trata de almacenar en la base de datos los objetos completos (estado y comportamiento). Una base de datos orientada a objetos es una base de datos que incorpora todos los conceptos importantes del paradigma de objetos, bases de datos documentales permiten la indexación a texto completo, y en líneas generales realizar búsquedas más potentes, tesauros es un sistema de índices optimizado para este tipo de bases de datos.

Bases de datos deductivas permite hacer deducciones a través de inferencias,  se basa principalmente en reglas y hechos que son almacenados en la base de datos. Las bases de datos deductivas son también llamadas bases de datos lógicas, a raíz de que se basa en lógica matemática. Este tipo de base de datos surge debido a las limitaciones de la base de datos relacional de responder a consultas recursivas y de deducir relaciones indirectas de los datos almacenados en la base de datos.